bisp&d - Computer Informatica e Internet ADSL a Piombino Venturina ed Elba

 Che cos’è un Fax server?

Un Fax server è un sistema che consente di inviare e ricevere fax in formato digitale, eliminando tutti i problemi legati alla trasmissione manuale di un documento cartaceo e abbattendo i costi di gestione delle apparecchiature e della carta utilizzata.

Il sistema comprende una componente hardware, cioè un server, e una componente software, ossia un programma applicativo che gestisce la comunicazione.

Come funziona?

A livello di hardware è necessario che sul server aziendale siano montate schede modem dotate di funzionalità Fax, o apposite schede Fax. Sul server viene installato anche un apposito programma software che “parla” direttamente con i programmi installati sui singoli computer della rete aziendale (Fax client), gestendo tutto il processo di invio/ricezione documenti.

Il Fax server risponde alla chiamata dall’esterno come un normale dispositivo fax

• Riceve il documento e lo converte in un file, in formato .pdf o .tiff

• Il documento viene allegato a un messaggio e-mail e inviato al destinatario prestabilito (un utente della rete aziendale), che lo riceve nel suo normale programma di posta elettronica (es. Outlook)

• Il fax ricevuto come allegato potrà essere stampato, inoltrato via e-mail, re-inviato come fax, archiviato o direttamente eliminato

• E' possibile anche eseguire un monitoraggio dello status del fax e controllare le code di ingresso e uscita documenti

L’utente del Fax client vede il Fax server come se fosse una comunissima stampante: il sistema è totalmente trasparente e semplicissimo da utilizzare.

Ogni fax spedito o ricevuto attraverso il Fax server viene memorizzato nel database: questa funzione è fondamentale per poter rintracciare facilmente - anche a distanza di tempo - un documento inviato/ricevuto da un certo mittente.

E’ possibile effettuare una ricerca per contenuto, parole chiave, o anche tramite OCR (Optical Character Recognition, cioè riconoscimento ottico dei caratteri) quando la qualità del documento lo permette.

Ogni singolo utente o gruppo di utenti potrà inoltre usufruire di una pagina di copertina Fax standard o personalizzata ed editabile, che viene allegata in automatico ai documenti inviati.

La sicurezza dei documenti è garantita: ogni utente della Rete locale può avere differenti permessi di lettura/esecuzione

Che cosa permette di fare?

Il software del Fax server è in grado di sopportare anche carichi di traffico molto pesanti e consente di:

• Mandare un fax a destinazioni multiple con pochi click

• Ricevere una risposta per posta elettronica con l'esito della spedizione

• Ricevere un fax e inviare una e-mail con il fax in allegato

• Mandare un fax tramite l'invio di posta ad un indirizzo specifico

• Consegnare i fax in automatico all'interno della rete

• Solo eventualmente stampare automaticamente i fax ricevuti

• Utilizzare più linee telefoniche RTG e/o ISDN, specificando quali dedicare alla spedizione e/o ricezione di alcuni fax e quali ad altri (un unico sistema per i fax della direzione, per quelli della amministrazione, per quelli del magazzino, ecc.)

Utilizzo in mobilità

Il Fax server riceve i documenti in entrata convertendoli in file e li allega all’e-mail che invia al destinatario prestabilito: in qualsiasi momento è possibile sapere quanti e quali fax sono arrivati in azienda, anche se ci si trova fuori ufficio.

Come?

Semplicemente accedendo alla propria posta elettronica da uno smartphone, come il BlackBerry o l’iPhone, oppure in remoto (al di fuori della rete aziendale). In mobilità si potrà rimanere in “contatto” con il proprio Fax e inviare/ricevere documenti con le stesse modalità con cui si ricevono le e-mail

I vantaggi di un Fax server

• Invio/ricezione comodamente sul proprio computer

• Rinvio del fax per un numero predefinito di volte in caso di numero occupato

• Possibilità di scegliere l’orario preciso in cui il fax dovrà partire (anche di notte)

• Integrazione con il servizio di posta elettronica

• Archiviazione centralizzata dei fax inviati e ricevuti su database centralizzato, raggiungibile tramite il Fax client o tramite protocollo FTP

• Risparmio di carta, inchiostro e utilizzo di un hardware Fax

• Da ogni computer della Rete locale è possibile inviare un fax - o un mailing via fax. Una volta lanciato il processo prosegue in automatico ed è possibile anche spegnere il computer

• Agganciando il Fax server a una connettività di tipo Flat (canone fisso per tempo di connessione illimitato) è possibile effettuare mailing di decine di migliaia di fax con costi irrisori

Un risparmio in termini di...

TEMPO

• No code davanti alla macchina fax

• No attese

• No intasamento delle linee

• Facile archiviazione e rintracciabilità di tutto il traffico fax entrante e uscente

• No necessità di stampare un foglio prima di inviarlo via fax

DENARO

• No spreco di carta

• No spreco di toner e inchiostro

• No manutenzione hardware fax

• No obsolescenza hardware fax

RISORSE UMANE

• No necessità di distribuire “porta a porta” la corrispondenza fax